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Der Compulance
+	Abrechnungsteil
+	Erfassung / Fakturierung / Buchung Umsatzauswertungen / Übersichten Export zur Datev und zu Abrechungszentren einfachste Handhabung und Bedienung
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Unterstützung mehrerer Geschäftsbereiche
Wie auch im Leitstellenteil können im Fakturierungsteil mehrere voneinander getrennte Geschäftsbereiche eingerichtet werden. Es können z.B. alle KTW, RTW und NAW Einsätze zu einem Geschäftsbereich "Krankentransport" zusammengefaßt und daneben alle Mietwagenfahrten einem eigenständigen Geschäftsbereich "Mietwagen" zugeordnet werden. Alle eingerichteten Geschäftsbereiche sind unabhängig voneinander, d.h. sie verfügen über eigene Rechungsnummernräume, ein eigenes Rechnungslayout und eigene Tarife (z.B. mit Mwst / ohne Mwst). Auch in der Finanzbuchhaltung und statistischen Auswertung können alle eingerichteten Geschäftsbereiche unabhängig voneinander behandelt werden.
Transportscheine / Transportbelegerfassung
Die Abrechnung beruht auf Transportbelegen. Diese Transportbelege (Transportscheine) werden i.d.R. von den Besatzungen bei Dienstschluß abgegeben und im Fakturierungsteil in einer sehr benutzerfreundlichen Eingabemaske erfasst bzw. nachgetragen. Bei dieser Erfassung stehen dem Anwender zahlreiche Eingabeunterstützungen, Plausibilitätsprüfungen und automatische Vervollständigungsfunktionen zur Verfügung, z.B. Abgleich mit dem Patientenverzeichnis, Auftraggeberverzeichnis, etc. Wird die Compulance Leitstelle eingesetzt, so werden die erledigten Aufträge automatisch vom Leitstellenteil in den Fakturierungsteil übernommen, so daß nur noch wenige Informationen ergänzt werden müssen, die erst aus der Verordungen (Muster 4) oder den Transportbelegen hervorgehen, wie z.B: der sofort gezahlte Eigenanteil oder der Versicherungsstatus neuer (!) Patienten. Wird zusätzlich zur Compulance Leitstelle das Compulance mobile System eingesetzt, so können die Transportbelege bereits auf dem Fahrzeug vollständig elektronisch erfaßt und zusammen mit den Daten der Krankenversicherungskarten in den Fakturierungsteil übernommen werden - die Transportbelegerfassung wird zur reinen Kontrollfunktion ! Umfangreiche Eingabeunterstützungen und Plausibilitätsprüfungen Datenübernahme aus der Leitstelle Übernahme der auf den Fahrzeugen eingelesenen Krankenversichertenkarten Übernahme der auf den Fahrzeugen elektronisch erstellten Transportberichte
automatische Preisermittlung
Compulance erkennt selbständig anhand der Daten der Transportbelege, welcher Tarif zur Abrechnung heranzuziehen ist und welche Zuschläge zu erheben sind. Das frei konfigurierbare Tarifwerk ermöglicht die automatische Preisermittlung mit nur einem Mausklick. Unterschiedliche Vertragsgestaltungen mit verschiedenen Kassen werden ebenso korrekt berücksichtigt wie Tarifänderung zu bestimmten Stichtagen, Privatverträge mit bestimmten Krankenhäusern und Sondervereinbarungen für Selbstzahler. Selbstverständlich gibt es neben der zuverlässigen automatischen Preisermittlung auch die Möglichkeit der manuellen Fakturierung, die eine völlig individuelle Preisgestaltung einzelner Auftrage erlaubt. frei definierbares Tarifwerk vollautomatische Preisermittlung manuelle Fakturierung / individuelle Preisgestaltung
Eigenanteile
Eigenanteile werden ebenfalls automatisch ermittelt, - bereits im Fahrzeug kassierte Zuzahlungen werden bei der Rechnungserstellung berücksichtigt und gehen als Zahlungseingänge in die Fibu ein. Das integrierte Patientenverzeichnis enthält Informationen über die Zuzahlungspflicht (befreit ab / befreit bis), so das es bei bekannten Patienten nicht zu fehlerhaftem Eigenanteilabzug kommt.
Kostensplitting
In Compulance ist das Konzept des Kostensplittings zwischen Kassenanteil und Patientenanteil vollständig konsequent umgesetzt worden. Zu jedem Auftrag gibt es eine Forderung an den Patienten und eine Forderung an die Kasse. Jede dieser Forderungen setzt sich aus einzelnen Teilforderungen zusammen (Grundgebühr, Zuschläge, Zuzahlung, etc...). Die Gesamtforderung eines Auftrags ergibt sich immer aus der Summe der Teilforderungen, die automatisch ermittelt werden können (automatische Fakturierung). Die Forderung an den Patienten und die Forderung an die Kasse können getrennt voneinander in Rechnung gestellt und in der FiBu verbucht werden. Zahlungseingänge werden der jeweiligen Forderung (Kasse oder Patient) zugeordnet, so das ein getrenntes Mahnwesen für Patientenforderungen und Kassenforderungen realisiert werden konnte.
Rechnungsfreigabe
Vor dem Druck einer Rechnung bzw. vor der Übergabe der Rechnungsdaten an ein Abrechungszentrum muß eine Rechnungsfreigabe erfolgen. Diese Funktion kann individuell für bestimmte Benutzer freigegeben werden. Der Mitarbeiter signiert die einzelnen fakturierten Auftragsdaten mit seiner Benutzerkennung. Mit dieser Signatur werden die Auftragsdaten eingefroren. Jede weitere Veränderung führt zu Einträgen in der History, so daß keine unprotokollierten Änderungen nach der Rechnungsfreigabe, dem Rechnungsdruck oder der Übergabe an Rechungszentren vorgenommen werden können.
Rechnungsdruck / Zahlkartendruck
Aufträge können als Einzelrechnung gedruckt oder zu Sammelrechnungen zusammengefaßt werden. Diese Rechnungen können einzeln oder im Stapel gedruckt werden. Zusätzlich können für Selbstzahler neben den Rechnungen auch Zahlkarten erstellt werden. Insgesamt stehen die folgenden Rechnungsdruckfunktionen zur Verfügung: Einzelrechnung (und Mahnung) an Kasse / Krankenhaus Sammelrechnung (und Mahnung) an Kasse / Krankenhaus Einzelrechnung (und Mahnung) an Patienten / Betreuer Sammelrechnung (und Mahnung) an Patienten / Betreuer Zahlkarte zur Einzelrechnung (oder Mahnung) an Patienten / Betreuer Zahlkarte zur Sammelrechnung (oder Mahnung) an Patienten / Betreuer Nachforderungen Notwendigkeitsbescheinigungen (z.B: für Dialyse- / Dauerpatienten) u.s.w...
Rechnungsarchiv
Jede gedruckte Rechnung wird automatisch im Rechnungsarchiv abgelegt und kann von dort aus jederzeit nochmals eingesehen oder als Kopie nochmals gedruckt werden. Es wird vermerkt, wann eine Rechung erstellt und wann eine Rechnung zuletzt gedruckt wurde.
Buchung der Zahlungseingänge
Auch die Verbuchung der Zahlungseingänge erfolgt direkt im Compulance Abrechungsteil. Zu jedem Auftrag können mehrere Zahlungseingänge von Kassen und Patienten verbucht werden. Diese Zahlungseingänge werden den Einzelforderungen an Kasse und Patient zugeordnet. Die direkte Zuordnung der Zahlungseingänge nicht nur zu den Rechnungen sondern auch zu den zugrundeliegenden Aufträgen verschafft besten Überblick über Forderungen, Außenstand, Zahlungseingängen, und ermöglicht eine auftragsbezogene Nachforderungserstellung. Bereits beim Einbuchen der Zahlungseingänge haben Sie die Möglichkeit verbleibende Restforderungen in Nachforderungen zu wandeln und diese sofort auszudrucken. Kürzt die Kasse die Rechnung, so können Sie den Rest sofort in eine Forderung an den Patienten wandeln und sofort eine entsprechende Zahlkarte ausdrucken. Legt ein Patient einen Befreiungsbescheid vor, so können Sie die Patientenforderungen automatisch in eine Nachforderung an die Kasse wandeln und diese ebenfalls sofort drucken. Bei all diesen Vorgängen nimmt Compulance natürlich auch alle Stornierungsbuchen und Neueinbuchungen für Ihre FiBu vor. Ach ja, Sammelrechnungen können natürlich geschlossen ausgebucht werden, sofern der Zahlungseingang der Gesamtforderung entspricht. Zuordung des Zahlungseingangs zu jedem Auftrag mehrere Zahlungseingänge pro Auftrag möglich, jeder Zahlungseingang wird mit Betrag und Buchungsdatum erfaßt. automatische Umwandlung von verbleibenden Restbeträgen in Nachforderungen Sammelrechnungen können im Stapel ausgebucht werden
Rückläuferbearbeitung
Falsch abgerechnete Aufträge können jederzeit korrigiert werden. Kostenträgeränderungen, Tarifänderungen, Änderungen der Zuzahlungen, etc. werden mit wenigen Handgriffen erledigt. Bei gekürzten Kassenrechnungen kann der verbleibende Restbetrag per Mausklick in eine Forderung an den Patienten gewandelt und eine Rechnung / Zahlkarte für den Patienten gedruckt werden. Offene unberechtigte Patientenanteile können per Mausklick in Nachforderungen an die Kasse gewandet werden. Alle vorgenommenen Änderungen werden automatisch in der History vermerkt, so daß der gesamte Werdegang jedes Auftrags lückenlos verfolgt werden kann. Bei Kostenträgeränderungen bzw. Preisänderungen werden automatisch entsprechende Buchungssätze (Storno / Neueinbuchung) für die FiBu erstellt. automatische Umbuchung unausgeglichener Kassenforderungen an den Patienten automatische Umbuchung unausgeglichener Patientenforderungen an die Kasse automatische Erstellung aller Buchungssätze (Storno / Neueinbuchung) automatische Übergabe zur Datev
Mahnwesen
Das Mahnwesen listet alle überfälligen Rechnungen auf, wobei die Frist (2 Wochen, 4 Wochen, usw...) individuell festgelegt werden kann. Zu jeder überfälligen Rechnung wird angezeigt, wann die Rechnung erstellt wurde, welcher Restbetrag offen ist und wann bereits vorhergehende Mahnungen erstellt wurden. Der Anwender kann entscheiden, zu welchen Rechnungen Mahnungen erstellt werden sollen. Jede Mahnung kann mit einer Bearbeitungsgebühr versehen werden, die Mahnungserstellung wird in der History vermerkt.
history Funktion
Nach dem Rechnungsdruck bzw. der Übergabe an ein Abrechnungszentrum können keine unprotokollierten Änderungen an den Auftragsdaten / Rechnungsdaten durchgeführt werden. Jede nachträgliche Veränderung, d.h. Kostenträgerwechsel, Tarifwechsel, Zuzahlungsänderung, Namen- oder Anschriftenänderung, etc... werden protokolliert, so daß der gesamte Werdegang jedes Auftrages lückenlos verfolgt werden kann. Es wird erfaßt, welcher Mitarbeiter wann welche Änderung vorgenommen hat. Wurden Forderungs- oder Kostenträgeränderungen vorgenommen, so werden die notwendigen Buchungssätze für die FiBu erzeugt und alle notwendigen Umbuchungen automatisch vorgenommen.
Suchfunktionen und Archive
Alle Transportscheine / Transportbelege / Rechnungen / Zahlungseingänge, etc... werden von Compulance in Archiven abgelegt und stehen dem Anwender von dort aus jederzeit zur Verfügung (d.h. auch nach der vollständigen Bezahlung und Buchung). Beliebig kombinierbare Suchfunktionen z.B: nach Transportnummer, Datum, Rechnungsnummer, Patienten, Kostenträger, etc... ermöglichen ein schnelles Auffinden jedes einzelnen Vorgangs sowie das Abrufen beliebiger Listen (z.B: alle Aufträge zu einem Patienten, alle offenen Rechnungen eines Kostenträgers, usw...) Der technische Aufbau der Archive ermöglicht dem Administrator eine sehr einfache Form des Auslagerns und Wiedereinspielens der Datenbestände zurückliegender Jahrgänge. Das Archiv kann Datenbestände über bis zu 10 Jahre bei mehr als 400 Aufträgen pro Tag (!) im sofortigen Zugriff verwalten. Damit kann die Aufbewahrungspflicht in jeder Hinsicht erfüllt werden.
integriertes Patientenverzeichnis
Jeder jemals über Compulance abgerechnete Patient wird automatisch im integrieten Patientenverzeichnis hinterlegt und steht anschließend der Leitstelle und dem Abrechnungsteil als Vorschlagswert bei der Patientenerfassung zur Verfügung. Neben Name, Anschrift und dem Versicherugsverhältnis können zahlreiche nützliche Zusatzinformationen hinterlegt werden, wie z.B. patientenbezogene Bemerkungen, abweichende Rechungsanschriften, Befreiungsinformationen u.v.m... Das Patientenverzeichnis wird von Compulance selbständig auf dem aktuellsten Stand gehalten, so daß sich der Anwender nicht selbst um die Pflege der Daten kümmern muß.
Fahrtenbuch
Das von Compulance selbständig aktualisierte Fahrtenbuch enthält alle Informationen zu sämtlichen Fahrten. Dank der beliebig kombinierbaren Auswertungs- und Suchfunktionen kann ohne Aufwand sofort ermittelt werden, welches Fahrzeug welche Aufträge erledigt hat, welche Besatzung Kontakt zu welchen Patienten hatte, wieviel Fahrten bzw. wieviel Umsatz bestimmte Teams erbracht haben, welche Patienten in welchem Fahrzeug gefahren wurden, usw... und ist daher insbesondere bei Anfragen des Gesundheitsamtes eine wesentliche Informationsquelle. Selbstverständlich sind auch Druckfunktionen für die erstellten Journale vorhanden.
Übersichten / Journale
Compulance stellt vorgefertigte Journale zur Verfügung, die eine unkomplizierte Auswertung einzelner Tage, Monate und Jahre ermöglicht. Die Auftrags- und Umsatzentwicklung wird mit einer Graphik (Liniendiagramm) anschaulich dargestellt. Die tabellarischen Auflistungen geben einen genauen Überblick über alle Zahlen. Die einzelnen Monate und die Jahresentwicklung werden übersichtlich auf jeweils einer Seite dargestellt. Neben den vorgefertigten Journalen besteht auch die Möglichkeit, selbstdefinierte Journale zu erstellen.
In der Tagesliste werden alle Aufträge, deren Umsatz, der Gesamtumsatz, Zahlungseingang und Außenstand eines bestimmten Tages aufgelistet. Die Monatsliste weist alle Tagesumsätze sowie den Gesamt-Monatsumsatz, Zahlungseingang und Außenstand aus. Neben der tabellarischen Darstellung werden die Auftragsanzahl und die Tagesumsätze graphisch als Liniendiagramm dargestellt. Die Jahresliste schließlich faßt alle Monate zusammen und zeigt die gesamte Geschäftsentwicklung über das Jahr. Die Auftragsanzahlen und Umsätze der einzelnen Monate werden graphisch als Kurve dargestellt, zudem existiert eine weitere Kurve, die die Geschäftsentwickung ausweist.
Dienstzeiterfassung
[Text folgt in Kürze...]
graphische Fahrtenanalyse
[Text folgt in Kürze...]
Schnittstelle zum Abrechnungszentrum
	Die mit Compulance fakturierten Aufträge können elektronisch zum RZH Rechenzentrum für Heilberufe GmbH übertragen werden. Ihre Daten gelangen zeitnah und aufwandfrei zum RZH und werden dort sofort elektronisch weiterverarbeitet. Ihr Geld kommt zügig und sicher auf Ihrem Konto an. Des Weiteren bietet das RZH seinen Kunden die komplette Abwicklung des Inkassos inklusive des Mahnwesens sowie eine qualifizierte Sachbearbeitung an. Informationen über Schnittstellen zu weiteren Abrechnungszentren geben wir Ihnen gern auf Anfrage.
Schnittstelle zu Datev
Von Compulance erstellte Buchungssätze können 1 zu 1 in Datev eingelesen werden. Alle notwendigen Informationen (Kontonummern, Wirtschaftsjahr, Beraternummer, etc... ) können bei Compulance hinterlegt werden.